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Pour ceux qui n’ont pas assisté au Webinaire sur le mail que j’ai eu le plaisir d’animer pour Incenteev le 7 janvier, voici le lien. Vous y trouverez des conseils pratiques pour bien utiliser le mail et rédiger des messages clairs, efficaces et respectueux. A la clé, une amélioration de la productivité, de l’ambiance et du bien-être au travail.

L’écriture est souvent vue comme un don, au travail et ailleurs. Si la fée ne s’est pas penchée sur votre berceau, vous voilà condamné à une production laborieuse et médiocre, là où d’autres chanceux produisent des textes lumineux avec une insolente facilité. Erreur. Comme le disait Queneau, « C’est en écrivant qu’on devient écriveron ». Autrement dit, l’écriture est affaire de pratique. Et, plus encore, affaire de méthode. Voici donc quelques conseils.

Avant : prenez le temps de réfléchir !

Sauf dans un journal intime, on écrit toujours à un ou plusieurs destinataires. Pour être lu et compris, il serait bon de penser à eux ! Que savent-ils déjà ? Qu’attendent-ils ? Qu’est-ce qui les concerne ? Si vous ne savez rien d’eux, renseignez-vous. Si la commande n’est pas claire, demandez des précisions.

Et vous, quel est votre objectif ? Convaincre ? Éclairer une décision ? Enclencher une action ? Rassurer ? Quels sont vos messages-clés ? Dans quel ordre les présenter ? Que voulez-vous que vos lecteurs retiennent, et, le cas échéant, fassent ? Tout cela n’a rien d’original mais soyons honnêtes : cette réflexion préalable passe souvent à l’as.

Pendant : ne vous jugez pas !

Avec des fondations solides, le risque de page blanche est moindre. Si vous peinez à démarrer, malgré tout, quelques astuces peuvent débloquer la situation. Rédigez d’abord la partie la plus facile, imaginez que le destinataire est en face de vous et que vous lui parlez … ou reportez l’écriture à un moment plus favorable. Pensez aussi à réunir les conditions matérielles propices à la concentration : alertes désactivées, environnement calme.

Une fois lancé dans l’écriture, rédigez sans trop vous poser de questions. Comme le rappelle l’écrivain Eric Chevillard : « Quand j’écris, je m’expose à mon insatisfaction chronique. Cette voix perfide et sarcastique qui s’élève tout de suite pour se moquer (…), il faut lui tordre le cou, à ce corbeau, si l’on veut écrire. » De fait, si vous jugez la qualité de votre production au fur et à mesure, vous n’avancerez pas.

Un dernier point, dans cette phase de rédaction : attention au copié-collé ! Cette manip peut aider à démarrer et faire gagner du temps. Ou, à l’inverse, en faire perdre si le texte d’origine est trop éloigné de ce que vous devez produire – ou trop mal écrit. Sans oublier le risque de relire trop vite la partie copiée, et d’aboutir à des incohérences ou un résultat décousu.

Après : relisez-vous !

Une page du manuscrit de L’éducation sentimentale, Source : BNF

Si votre V1 est d’une orthographe incertaine ou d’un style pataud, aucune importance : personne n’en saura rien ! Maintenant qu’elle est terminée, vous pouvez la peaufiner à loisir. Pour être efficace, votre relecture doit respecter quelques règles. Laissez reposer votre texte, relisez-le sur papier ou même à voix haute. N’hésitez pas à repasser plusieurs fois, avec des objectifs différents (fluidité du style, orthographe, absence de jargon…). Si les enjeux sont importants, faites relire à une personne de confiance, au regard extérieur irremplaçable. Vous n’êtes pas obligé de faire comme Flaubert, qui a réécrit certaines pages des dizaines de fois. Mais la relecture attentive fait partie intégrante de l’écriture. Et est indispensable pour un bon résultat !

 

Contrairement à tant d’autres catastrophes, une prise de parole en public s’abat rarement sur vous à l’improviste. Il peut arriver qu’on vous demande un show au pied levé mais la plupart des colloques, séminaires, et autres présentations au Codir ou au Comex se planifient longtemps à l’avance. Ce qui vous permet de travailler votre propos et de répéter – répéter une intervention de dix minutes ne prend jamais que … dix minutes. Arriver le jour J préparé, content et confiant : voilà l’anti-stress numéro 1. De même, vous éviterez les grains de sables angoissants avec un peu d’organisation – apporter mouchoirs en papier, bouteille d’eau, collant de rechange, double sauvegarde de vos visuels, etc.

Exercices respiratoires : bon pour la voix, bon pour le stress

Au-delà de cette préparation soignée, comment réduire le stress ? Les exercices respiratoires en tout genre, familiers aux adeptes du yoga et de la méditation, aident à réduire l’angoisse et libérer la voix – parfois nouée ou tremblante. Parmi les innombrables possibilités, la technique du 4-7-8 a le mérite d’être facile et de pouvoir se pratiquer n’importe où. Bien évidemment, plus vous pratiquez ce exercice (ou d’autres), plus il sera bénéfique.

Il existe d’autres trucs pour se relaxer – plus ou moins efficaces selon les personnes : à vous de tester. La première consiste à aller discuter avec des personnes de l’assemblée avant de commencer, si les modalités le permettent. Ainsi, le contact sera établi et vous aurez moins l’impression de « rentrer dans l’arène ». Dans le même registre, vous pouvez demander à des collègues appréciés de s’asseoir à l’avant, pour vous réchauffer à leur sourire. Vous pouvez aussi, pour relativiser l’enjeu, regarder une photo de vos enfants (ou de votre chien) : après tout, cette intervention est-elle si importante ? Une autre option, si le stress vous envahit pendant les premières secondes, est de le reconnaître, tout simplement. Avouer que l’exercice vous impressionne vous attirera généralement la sympathie, et vous aidera à démarrer.

Vive les grigris !

Enfin, n’hésitez pas, comme de nombreux comédiens ou sportifs, à recourir aux porte-bonheur et grigris en tout genre – personne n’en saura rien. Vous pouvez par exemple porter un foulard ou un costume que vous associez à de bons souvenirs. Ou même, comme Michael Jordan, Basile Boli ou Colin Farrell s’en ouvrent avec une candeur désarmante, miser sur la présence réconfortante de votre caleçon / slip / string fétiche. Un psychanalyste y trouverait peut-être à redire, mais ça, on s’en fiche.

Une fausse information qui fait des ravages

Avez-vous entendu dire que, dans la communication orale, 7% seulement du message passe par les mots alors que la voix compte pour 38% et le langage corporel pour 55% ? Je vous l’accorde, c’est moins grave que de croire que la terre est plate. N’empêche que cette fausse information sur la communication orale, colportée dans certains ouvrages spécialisés, fait des ravages.

En réalité, ces chiffres, dus aux travaux du psychologue américain Albert Mehrabian, ont été sortis de leur contexte et interprétés de façon absurde – Ted Anderson, directeur de Tedx, l’explique très bien dans son livre Parler en public. En réalité, les études de Mehrabian portaient exclusivement sur l’expression des sentiments : si vous dites « C’est bien ! » avec des gestes agressifs, votre interlocuteur n’y croira pas – on s’en doutait un peu. Donc, non, le langage non-verbal et la voix ne priment pas sur le reste : dans mes formations, je fais d’ailleurs le choix d’insister aussi sur la préparation du contenu.

Notre visage et notre corps parlent

Bien sûr, il est vrai que notre visage et notre corps parlent. On a tous vu cent fois la scène du suspect scruté à travers une glace sans tain. Et on se souvient de l’interview du malheureux Clinton après la malheureuse affaire Monica Lewinsky : les experts en communication ont compté qu’il s’était touché le nez 26 fois ! Par un phénomène inconscient autant qu’étrange, il paraît en effet qu’on se touche le nez quand on ment. Mais, a priori, vous n’avez pas à proférer de mensonge aussi énorme que l’ancien président des Etats-Unis. Et, si c’est le cas, vous n’aurez pas un bataillon d’experts pour visionner à l’infini votre prestation et scruter, interpréter, décompter, décrypter, commenter avec acharnement chacun de vos gestes.

Vous ne me croyez pas ? Regardez des extraits de conférences Ted sans le son : vous verrez que les gestes « parasites », comme tripoter ses boucles d’oreille ou ses lunettes, ou encore se « savonner » les mains ou croiser les bras, ne manquent pas. Au passage, amusez-vous à deviner la nationalité des intervenants. Vous verrez que le langage non verbal a aussi une forte dimension culturelle. En réalité, les règles à suivre sur le langage non verbal sont peu nombreuses – mais pas si faciles à appliquer.

Tout d’abord, le regard. Indispensable pour établir un échange avec votre auditoire : nécessité absolue, donc. En évitant le style « arrosage automatique », où l’on balaye l’assemblée sans jamais s’arrêter sur personne. Ensuite, le sourire. Il n’est pas forcément spontané quand on est stressé, mais forcez-vous un peu : l’auditoire n’y verra que du feu ! Mieux encore, la plupart des gens vous rendront votre sourire : vous voilà maintenant chargé de bonnes ondes. Maintenant, la posture. Objectif : se tenir droit et bien ancré dans le sol – on a parfois tendance à se tortiller ou danser d’un pied sur l’autre. Enfin, les gestes. Si vos bras vous encombrent, dans les premières secondes, il y a des astuces à tester : tenir un cahier ou un stylo (qui ne clique pas !), poser la main sur une table ou un pupitre. En général, quand on est lancé, les bras se libèrent et tout devient facile.

Rien de sorcier, vous voyez : il suffit d’un peu d’entraînement !

Prendre la parole en public est source de stress pour beaucoup : il n’existe pas de baguette magique pour l’éliminer. On raconte que la comédienne Sarah Bernard a répondu à une débutante, fière de n’avoir jamais le trac : « Ne vous inquiétez pas, ça viendra avec le talent ! ».
N’empêche : l’un des objectifs de la formation est de gagner en confiance. Avant même les techniques et astuces anti-stress à tester (j’y reviendrai), le premier moyen de se détendre est de se débarrasser de certaines idées reçues.

Idée reçue n°1 : mon stress se voit comme le nez au milieu de la figure

En formation, la plupart des participants redoutent l’épreuve de la caméra. Et sont pourtant agréablement surpris quand ils se voient à l’écran. Pourquoi ? Parce qu’ils prennent conscience, avec soulagement, de l’écart entre leur ressenti et l’image qu’ils donnent. Certains se sont sentis envahis par l’angoisse et se découvrent, tout ébahis, un air serein. Non, nous ne sommes pas transparents. Non, l’auditoire ne lit pas en nous comme dans un livre ouvert.

Idée reçue n°2 : je dois faire un sans-faute

Être attentif au choix des mots, au débit ni trop lent ni trop rapide, à la voix assurée sans être péremptoire, au regard tourné vers l’assistance, aux gestes ouverts et dynamiques, au sourire naturel, aux tics verbaux à éviter et à l’ancrage dans le sol … tout ça, bien entendu, en ayant soin de rester vous-même ! Si l’on voulait cocher toutes les cases, il faudrait non pas deux jours de formation mais plutôt deux semaines, ou peut-être deux ans, ou deux vies. Sauf que ces points ne sont pas d’importance égale – j’y reviendrai. Et, si vous n’êtes pas un professionnel de la communication ou du spectacle, personne, hormis vous-même peut-être, n’attend de vous la perfection. Vous en doutez ? Regardez au hasard quelques conférences TED. Vous verrez que tous ces gens passionnés, qui ont répété leur show avec un coach éminent, commettent un tas « d’erreurs » – ou plutôt d’imperfections – auxquelles on ne prête aucune attention. Pourquoi ? Parce qu’on est trop occupé à les écouter avec intérêt : après tout, c’est ce qui compte !

Idée reçue n°3 : il y a un modèle à suivre

Un seul conseil pour vous convaincre qu’il n’existe pas de modèle unique, ouvrez vos yeux et vos oreilles ! Journalistes, hommes et femmes politiques, dirigeants d’entreprise : parmi les orateurs les plus doués pour capter l’attention, on trouve tous les styles. Certains maîtrisent brillamment l’art de la pause, d’autres ont la passion volubile ; certains parlent avec les mains, d’autres sont statiques ; certains vous communiquent leur énergie, d’autres vous donnent l’impression envoûtante de murmurer à votre oreille. Prendre la parole en public, cela consiste à préparer un contenu percutant et adapté à ses destinataires, s’approprier quelques règles, s’entraîner. Mais ce n’est pas, jamais, singer tel ou tel, ou plaquer une gestuelle qui ne vous serait pas naturelle.